Delo z rezervacijami je optimizirano za hiter vnos prejete rezervacije brez uporabe miške.

Začetno okno v hotelu kaže trenutno situacijo v hotelu potrebno pri delu v recepciji. Prikazan je seznam gostov v hotelu, seznam prihodov na dan in seznam odhodov na dan.

Vnos nove rezervacije se prične z izbiro Nova rezervacija, ki se lahko izbere na enega izmed načinov: Gumb, Meni Rezervacije/Nova rezervacija, Ctrl+N. Odpre se poizvedovalno okno za izbiro gosta, katerega želimo izbrati kot nosilca rezervacije. Vtipka se del ali celota Priimek ali naziv nosilca rezervacije in s tipko Enter se starta opcija Iskanje gosta.

 

Če je poizvedovanje neuspešno in je tabela Najdenih gostov prazna, privzame tipka Enter funkcijo gumba Nov gost in s pritiskom nanjo se odpre okno za vnos gosta.

Po vnosu podatkov novega gosta se v poizvedovalnem oknu za vnos rezervacije izbere zapis na novem gostu.

Če je iskanje uspešno (ali po vpisu novega gosta) se v tabeli Najdeni gostje prikaže seznam gostov, ki ustrezajo poizvedbi, s smernimi tipkami se lahko izbere željen nosilec rezervacije, tipka Enter privzame funkcijo Nova rezervacija in s pritiskom nanjo se odpre okno za vnos nove rezervacije za izbranega gosta.

Če je poizvedovanje neuspešno ali če ugotovi uporabnik, da je poizvedovanje napačno (da je vtipkal napačen Priimek/Naziv, ali da želi iskati podjetje, skupino ali agencijo) lahko briše poizvedovalno besedo in tipka Enter kot na začetku privzame funkcijo gumba Iskanje gosta, kar pomeni da se iskanje lahko ponovi od začetka.

Ko najdemo obstoječega gosta in ga s smernimi tipkami izberemo, se v tabeli Rezervacije pokažejo morebitne obstoječe rezervacije. Z gumbom Spremeni rezervacijo se lahko te rezervacije odprejo in poljubno spreminjajo, glede na pravila za spreminjanje rezervacij.

Ko najdemo ali vpišemo gosta, kateremu želimo rezervacijo vnesti, to storimo z gumbom Nova rezervacija, odpre se okno za vnos rezervacije. Določijo se osnovni podatki rezervacije, prihod, odhod, št. oseb, otrok, Vrsta in tip sobe, ter podatki o obračunani storitvi, ki nam takoj pokaže izračunano ceno za bivanje iz cenika. Določijo še se ostala polja, popust, obroki, podatki o obračunani taksi in morebitni sostanovalci.

Preko menijev Rezervacija/Gost/Opcije se lahko delajo spremembe na odprti rezervaciji po pritisku na gumb Shrani. Določijo se lahko še pripadnost rezervacije skupini, podjetju ali agenciji. Možna je takojšnja prijava gosta v hotelu (če je prihod na današnji dan).

V primeru, da naredite rezervacijo od 1.1. do 10.1. in sta prijavljena 2 gosta na eni rezervaciji ter eden želi predčasno zapustiti hotel, recimo 7.1. (to je 3 dni prej) morate odjaviti oba gosta in za drugega ponovno narediti novo rezervacijo za nadaljnje 3 dni, od 7.1. do 10.1. To je treba storiti iz tega razloga, da se statistika gostov vodi pravilno.

Podatki rezervacije se tudi lahko spreminjano. Z dvoklikom na rezervacijo se ta odpre. Zgoraj je meni Gost/Spremeni podatke.

Po pritisku na gumb se odpre okno, kjer se lahko gostu spremenijo podatki.